Proses dan mekanisme penyelesaian perkara perdata di Pengadilan Negeri dilakukan melalui beberapa tahapan dan prosedur sebagaimana terurai di bawah ini.

I. TAHAP PERSIAPAN

A. Pihak yang Berperkara/Bersengketa

Dalam perkara perdata setidaknya terdapat 2 (dua) pihak, yaitu Penggugat dan Tergugat. Dalam hal tertentu, secara kasuistis dapat pula terdapat Turut Tergugat.

Penggugat adalah orang atau pihak yang merasa dirugikan haknya oleh orang atau pihak lain (Tergugat). Tergugat adalah orang atau pihak yang dianggap telah merugikan hak orang atau pihak lain (Penggugat), sedangkan Turut Tergugat adalah orang atau pihak yang tidak berkepentingan langsung dalam perkara tersebut, tetapi memiliki hubungan dengan pihak atau objek perkara yang bersangkutan.

Selain Penggugat, Tergugat, dan Turut Tergugat, dalam hal tertentu secara kasuistis terdapat pula pihak ketiga yang berkepentingan yang turut campur atau mencampuri sengketa yang sedang berlangsung antara Penggugat dan Tergugat, dalam bentuk:

1. Voeging (menyertai),
2. Tussenkomst (menengahi), dan
3. Vrijwaring/Garantie (penanggungan/pembebasan).

Baik Penggugat, Tergugat, Turut Tergugat, maupun pihak ketiga yang berkepentingan, semuanya merupakan subjek hukum yang terdiri dari:

• orang perseorangan (natuurlijk persoon), dan
• badan hukum (rechtspersoon).

B. Pembuatan atau Penyusunan Surat Gugatan

Surat gugatan merupakan dasar bagi hakim untuk memeriksa, mengadili, dan memutus perkara perdata. Oleh karena itu, surat gugatan tidak boleh cacat hukum atau harus disusun secara sempurna. Surat gugatan yang tidak sempurna akan merugikan pihak Penggugat karena hakim dapat menjatuhkan putusan bahwa gugatan dinyatakan tidak dapat diterima (niet ontvankelijk verklaard).

HIR maupun R.Bg hanya mengatur tata cara pengajuan gugatan, sedangkan persyaratan isi gugatan tidak diatur secara rinci. Persyaratan mengenai isi gugatan dapat ditemukan dalam Pasal 8 angka 3 Rv, yang pada pokoknya memuat:

1. Identitas Para Pihak

Di dalam surat gugatan harus diuraikan secara jelas, tegas, dan lengkap identitas masing-masing pihak, baik Penggugat, Tergugat, maupun Turut Tergugat, yang meliputi:

• nama lengkap,
• jenis kelamin,
• usia,
• agama,
• pekerjaan, dan
• alamat tempat tinggal (domisili).

Kesalahan dalam menentukan identitas pihak dapat berakibat gugatan salah alamat (error in subjecto).

2. Posita / Fundamentum Petendi

Posita atau fundamentum petendi adalah uraian yang menjadi dasar dan alasan diajukannya gugatan maupun tuntutan.

Penggugat dalam menyusun gugatan harus menguraikan secara jelas:

• objek sengketa,
• hubungan hukum (korelasi yuridis) antara subjek dan objek sengketa,
• alas hak yang dijadikan dasar untuk menuntut objek sengketa, dan
• kerugian-kerugian yang timbul, apabila ada.

Surat gugatan yang disusun secara tidak jelas atau kabur (obscuur libel) dapat berakibat hakim menjatuhkan putusan bahwa gugatan dinyatakan tidak dapat diterima.

3. Tuntutan (Petitum)

Tuntutan atau petitum adalah segala sesuatu yang diminta oleh Penggugat dan diharapkan akan dikabulkan dalam putusan hakim.

Oleh karena itu, tuntutan yang diajukan harus jelas dan tegas dengan mendasarkan pada posita yang ada. Berdasarkan Pasal 178 HIR, hakim dalam putusannya dilarang mengabulkan hal-hal yang tidak dituntut oleh Penggugat (asas ultra petita).

C. Penandatanganan Surat Gugatan

Surat gugatan yang telah dibuat dan disusun oleh Penggugat harus ditandatangani sendiri oleh Penggugat atau Kuasa Hukumnya, apabila Penggugat bermaksud mewakilkan kepada orang lain.

Surat gugatan tidak perlu dibubuhi meterai, karena berdasarkan Pasal 164 HIR, surat gugatan bukan merupakan alat bukti, melainkan hal yang nantinya harus dibuktikan di persidangan. Meterai diperlukan untuk pengajuan alat bukti tertulis (surat), yaitu terhadap alat bukti tertulis yang akan diajukan di persidangan harus difotokopi, kemudian ditempeli meterai Rp10.000 dan ditandatangani oleh pejabat pos yang berwenang (nazegelen).

Apabila Penggugat bermaksud mewakilkan kepada orang lain, maka penyusunan dan penandatanganan surat gugatan dapat dilakukan oleh orang lain yang ditunjuk berdasarkan surat kuasa. Surat yang dipakai sebagai dasar bagi Penggugat atau Tergugat/Turut Tergugat untuk mewakilkan kepada orang lain disebut surat kuasa khusus.

Orang lain yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan pihak di pengadilan dibedakan menjadi:

1. yang memiliki hubungan keluarga, dan
2. yang tidak memiliki hubungan keluarga.

Orang lain yang memiliki hubungan keluarga dan ditunjuk untuk mewakili kepentingan pihak di pengadilan berkedudukan sebagai pemegang atau penerima kuasa, dan kuasa tersebut dinamakan kuasa insidentil.

Sedangkan orang lain yang tidak memiliki hubungan keluarga, berdasarkan Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2003 tentang Advokat, yang boleh bertindak mewakili kepentingan para pihak hanyalah Advokat.

D. Biaya Perkara

Berperkara di pengadilan pada asasnya dikenakan biaya perkara, kecuali bagi mereka yang tergolong tidak mampu, yang dibuktikan dengan surat keterangan tidak mampu dari pejabat yang berwenang untuk itu (Kepala Desa/Lurah dan direkomendasikan oleh Camat), sehingga dapat berperkara secara cuma-cuma (prodeo).

Biaya perkara yang harus dipersiapkan dan dibayar oleh Penggugat atau Kuasa Hukumnya meliputi:

1. panjar atau proskot biaya perkara (gugatan),
2. biaya peletakan sita jaminan (conservatoir beslag), apabila diminta/diajukan,
3. biaya pemeriksaan objek sengketa (pemeriksaan setempat), apabila objek sengketa berupa benda tetap/tidak bergerak.

---

II. TAHAP PENGAJUAN DAN PENDAFTARAN SURAT GUGATAN

1. Surat gugatan yang telah ditandatangani oleh Penggugat atau Kuasa Hukumnya didaftarkan di Kepaniteraan Perdata Pengadilan Negeri yang berwenang secara absolut dan relatif untuk memeriksa, mengadili, dan memutus perkara tersebut, sekaligus mendaftarkan surat kuasa khusus apabila Penggugat diwakili oleh pihak lain, baik kuasa insidentil maupun Advokat, dengan membayar biaya panjar perkara dan biaya pendaftaran surat kuasa.
2. Penggugat atau Kuasa Hukumnya menerima SKUM (Surat Kuasa Untuk Membayar) dan kuitansi pembayaran panjar perkara dari kasir perdata Pengadilan Negeri yang bersangkutan.
3. Penggugat atau Kuasa Hukumnya menerima kembali 1 (satu) bendel surat gugatan yang telah dibubuhi nomor register perkara dan diparaf oleh Panitera atau pejabat lain yang ditunjuk.

---

III. TAHAP PERSIDANGAN

1. Ketua Pengadilan Negeri, setelah membaca surat gugatan dan kelengkapan berkas lainnya, menunjuk dan menetapkan Majelis Hakim yang akan memeriksa, mengadili, dan memutus perkara yang bersangkutan. Selanjutnya Panitera menunjuk dan menetapkan Panitera Pengganti yang bertugas mencatat semua fakta persidangan dalam Berita Acara Sidang.
2. Majelis Hakim yang telah ditunjuk menetapkan hari sidang pertama dan memerintahkan Panitera untuk memanggil para pihak dalam perkara tersebut.
3. Panitera memerintahkan Jurusita Pengganti untuk melakukan pemanggilan terhadap para pihak agar hadir pada hari, tanggal, dan waktu sebagaimana tercantum dalam surat panggilan (relaas).
4. Jurusita Pengganti menyampaikan surat panggilan sidang kepada Penggugat atau Kuasa Hukumnya dan kepada Tergugat maupun Turut Tergugat disertai salinan surat gugatan. Surat panggilan tersebut dapat disampaikan melalui Kepala Desa atau Lurah setempat apabila pihak yang dipanggil tidak berada di tempat.
5. Pada hari sidang yang telah ditentukan, Majelis Hakim membuka sidang dan mempersilakan para pihak memasuki ruang sidang. Apabila ada pihak yang belum hadir, maka Jurusita Pengganti diperintahkan untuk melakukan pemanggilan kembali.
6. Pada sidang berikutnya, setelah para pihak hadir lengkap atau salah satu pihak tetap tidak hadir tanpa alasan yang sah meskipun telah dipanggil secara patut, maka para pihak melalui Majelis Hakim sepakat memilih mediator untuk melaksanakan mediasi.

---

IV. SIDANG MEDIASI

Mediasi adalah cara penyelesaian sengketa melalui proses perundingan untuk memperoleh kesepakatan para pihak dengan dibantu oleh mediator.

Prosedur mediasi diatur dalam PERMA Nomor 1 Tahun 2016, yang mewajibkan setiap perkara gugatan yang diajukan ke pengadilan pada sidang pertama yang dihadiri kedua belah pihak untuk menempuh upaya damai melalui mediator.

Ketentuan Mediasi

1. Jangka waktu mediasi adalah 30 hari.
2. Dapat diperpanjang selama 30 hari atas permintaan para pihak.
3. Mediator dapat dipilih dari daftar mediator bersertifikat.
4. Tempat mediasi dapat dilakukan di luar gedung pengadilan atas biaya para pihak.
5. Jika tidak ada mediator bersertifikat di luar pengadilan, para pihak dapat memilih mediator di Pengadilan Negeri, termasuk salah satu Hakim Anggota Majelis sesuai kesepakatan.

Hasil Mediasi

• Apabila tercapai kesepakatan perdamaian, kedua belah pihak dapat mengajukan rancangan perdamaian untuk disetujui dan ditandatangani, lalu dibuatkan Akta Perdamaian yang mengikat para pihak.
• Apabila mediasi tidak berhasil, mediator membuat berita acara tidak tercapainya perdamaian dan mengembalikan berkas perkara kepada Majelis Hakim.

Setelah itu, pemeriksaan perkara dilanjutkan dengan tahapan:

1. pembacaan gugatan,
2. jawaban,
3. replik,
4. duplik,
5. pembuktian,
6. pemeriksaan setempat apabila diperlukan,
7. kesimpulan, dan
8. putusan.

Walaupun mediasi gagal, Majelis Hakim tetap wajib memberikan kesempatan kepada para pihak untuk berdamai sesuai Pasal 130 HIR.

---

V. SIDANG LANJUTAN DALAM HAL PERDAMAIAN TIDAK TERCAPAI

A. Persidangan Tanpa Kehadiran Tergugat

Apabila pada hari persidangan yang telah ditentukan Tergugat atau para Tergugat tidak hadir tanpa alasan yang sah, meskipun telah dipanggil secara patut dan sah, serta tidak menunjuk kuasa untuk mewakilinya, maka sidang dilanjutkan dengan pembacaan gugatan tanpa kehadiran Tergugat.

Sebelum pembacaan gugatan, Penggugat ditanya apakah terdapat perubahan terhadap gugatannya atau tetap pada gugatan semula.

B. Pembuktian Pihak Penggugat

Karena Tergugat tidak hadir, maka dianggap tidak menggunakan haknya untuk menjawab atau membantah dalil-dalil gugatan Penggugat. Dengan demikian, proses penyelesaian perkara berjalan sepihak (contradictoir) tanpa jawab-menjawab, replik, maupun duplik.

Pemeriksaan dilanjutkan dengan pembuktian melalui:

1. alat bukti tertulis/surat,
2. bukti saksi, dan
3. bukti ahli, apabila diperlukan.

Bukti surat berupa fotokopi harus dicocokkan dengan aslinya, diberi meterai yang cukup, serta diberi tanda sesuai jumlah alat bukti yang diajukan, misalnya P-1 sampai dengan P-10.

C. Putusan Verstek

Pasal 125 HIR / 149 R.Bg menentukan bahwa apabila pada hari sidang yang telah ditentukan Tergugat tidak hadir dan tidak menyuruh orang lain untuk hadir sebagai wakilnya, padahal telah dipanggil dengan patut, maka gugatan dapat dikabulkan dengan putusan di luar hadirnya Tergugat (verstek), kecuali apabila pengadilan berpendapat bahwa gugatan Penggugat melawan hak atau tidak beralasan hukum.

Apabila gugatan dikabulkan, isi putusan diberitahukan kepada Tergugat yang kalah, dan diterangkan bahwa Tergugat berhak mengajukan perlawanan (verzet) dalam waktu 14 hari setelah menerima pemberitahuan.

Jika telah dijatuhkan putusan verstek untuk kedua kalinya, maka perlawanan selanjutnya yang diajukan oleh Tergugat tidak dapat diterima.

---

VI. PERSIDANGAN DENGAN DIHADIRI OLEH PARA PIHAK

Apabila perdamaian melalui mediasi tidak tercapai, persidangan dilanjutkan dengan pembacaan gugatan dan jawaban dari Tergugat ataupun Turut Tergugat, yang dapat berisi:

1. tuntutan provisi,
2. eksepsi atau tangkisan,
3. jawaban mengenai pokok perkara,
4. gugatan balik (rekonvensi), dan
5. petitum putusan.

A. Eksepsi

• Eksepsi mengenai kompetensi relatif harus diajukan pada permulaan persidangan dan tidak diperhatikan apabila Tergugat telah menjawab pokok perkara.
• Eksepsi mengenai kompetensi absolut dapat diajukan setiap saat dalam pemeriksaan perkara, dan hakim secara ex officio wajib menyatakan tidak berwenang apabila memang tidak berwenang mengadili perkara tersebut.

B. Putusan Sela

Setelah jawaban, replik, dan duplik diajukan, apabila ada eksepsi mengenai kewenangan mengadili, maka hakim akan memeriksanya terlebih dahulu dan dapat memutus dengan putusan sela sebelum memeriksa pokok perkara.

• Jika eksepsi beralasan hukum, maka gugatan dinyatakan tidak dapat diterima.
• Jika eksepsi ditolak, maka pemeriksaan pokok perkara dilanjutkan.

C. Pembuktian

Pembuktian dilakukan oleh Penggugat, Tergugat, dan/atau Turut Tergugat melalui:

1. bukti tertulis (surat),
2. bukti saksi,
3. bukti ahli, dan
4. pemeriksaan setempat apabila diperlukan, terutama jika objek sengketa berupa benda tidak bergerak atau benda tetap.

D. Kesimpulan dan Putusan

Setelah seluruh tahapan jawab-menjawab dan pembuktian selesai, para pihak dapat mengajukan kesimpulan dan pada akhirnya memohon putusan.

Kemungkinan putusan:

1. Gugatan dikabulkan seluruhnya, apabila Penggugat mampu membuktikan seluruh dalil gugatannya.
2. Gugatan dikabulkan sebagian, apabila hanya sebagian dalil terbukti.
3. Gugatan ditolak seluruhnya, apabila Tergugat mampu mematahkan dalil gugatan Penggugat.
4. Gugatan dinyatakan tidak dapat diterima (niet ontvankelijk verklaard), apabila gugatan kabur atau secara formil tidak memenuhi syarat.